Jeżeli napiszemy, że przedsiębiorstwa różnią się od siebie będzie to mniej więcej tak odkrywcze, jak stwierdzenie że oddycha się powietrzem. Niezależenie jednak od wielkości, profilu działalności czy rynku na którym działają, wszystkie firmy mają jedną rzecz wspólną – potrzebę rentowności.
Najlepszy cashflow to nierówność in plus dochodu do zobowiązań. Prosta jak 2+2=4, nienegocjowanla prawda. Małe przedsiębiorstwo, czy wręcz jednoosobowa działalność nie ma zazwyczaj większych problemów ze śledzeniem obustronnych zobowiązań finansowych. Jednak w miarę rozwoju firma wystawia i przyjmuje coraz więcej dokumentów handlowych, których kontrola przy pewnym wolumenie wymaga usystematyzowania.
Najlepszym sposobem zbudowania mechanizmu cashflow jest zawarcie go w ramach systemu informatycznego. Można co prawda zatrudnić dodatkową osobę, która będzie odpowiedzialna tylko i wyłącznie za ten obszar, ale to dodatkowy, wysoki koszt stały. Wróćmy więc do zdecydowanie tańszych i wydajniejszych mechanizmów informatycznych.
Większość systemów ERP (a z całą pewnością wszystkie wspierane przez Polkas) mają zawarte funkcje, które można wykorzystać w procedurach kontrolnych. Mowa tutaj o śledzeniu terminów wymagalności, wprowadzaniu informacji o płatnościach etc. Swoim klientom proponujemy oparcie się o jak największą automatyzację w kwestii prowadzonych z klientami rozliczeń.
Podstawą skutecznej realizacji cashflow jest przepływ danych między bankiem, który obsługuje nasze konta firmowe, a systemem ERP. W dobie informatyzacji wszystkich sfer życia banki bez większego problemu wymieniają dane z firmami, najczęściej plikowo, w ustalonych z góry częstotliwości i formacie. Import pliku z banku odbywa się zazwyczaj raz dziennie, jest to optymalna częstotliwość wymiany, która nie obciąży nadmiernie przedsiębiorstwa. Dane o płatnościach wychodzących zazwyczaj są eksportowane raz w tygodniu, chociaż działaniem określanym jako pro-biznesowe jest utrzymać je również w częstotliwości dziennej.
Zaimportowane dane o płatnościach są automatycznie przypisywane kontrahentom z którymi prowadziliśmy już przynajmniej jedną transakcję z wykorzystaniem płatności przelewem bankowym (przypisanie numeru konta kontrahenta w ERP). System wiąże płatności z kontrahentami, a operator potwierdza powiązanie z konkretnym dokumentem handlowym. Płatności niepowiązane z kontrahentami wprowadzamy ręcznie (na przykład płatność z drugiego konta firmy, którego wcześniej nie znaliśmy).
Dodatkowym elementem kontroli płatności jest mechanizm automatyzujący przypomnienia o zbliżających się płatnościach kontrahentów (tzw. mała windykacja). Mechanizm wysyła powiadomienia o zbliżającej się płatności na adresy mailowe kontrahentów zapisane w naszej bazie. Dzięki temu nie musimy tracić czasu na ręczne wysyłanie każdej wiadomości z osobna.
Raport płatności zaległych pozwoli „wyłuskać” kontrahentów nierzetelnych w płatnościach, zaburzających nasz cashflow. Chęć współpracy z jak największym gronem potencjalnych płatników jest zrozumiała, jednak nie może wpływać na uzasadnienie ekonomiczne relacji między firmami. Nie możemy sobie pozwolić na sytuację, w której sprzedajemy komuś produkt, czy wykonujemy usługę (czyli ponosimy koszt), a w zamian zamiast pieniędzy dostajemy wymówki i koślawe wyjaśnienia.
Kiedy temat płatności przychodzących i wychodzących mamy pod kontrolą, należy ocenić miesięczny budżet na ewentualne wydatki. Wiadomo, że nie uciekniemy od czynszów, energii, leasingu, kosztów pracowniczych etc. Najlepiej więc potraktować je jako płatności cykliczne w systemie. Dane o innych wydatkach znajdziemy w odpowiednim systemowym raporcie, każdą daną prowadzoną do systemu możemy wykorzystać do takiej analizy. Dobrą praktyką jest budżet na wydatki poza cyklem (materiały biurowe, sanitarne, wymiana wadliwego wyposażenia etc.) wynoszący 50% różnicy przychodu do sumy kosztów stałych i zobowiązań wobec kontrahentów. Dzięki temu zostaje nam bufor bezpieczeństwa, który, jeżeli nie zostanie wykorzystany, będzie można odłożyć jako fundusz przyszłej inwestycji lub rezerwa na czas gorszej koniunktury.
Zorganizowany cashflow pozwoli na elastyczną reakcję na zmiany rynkowe, zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstwa, i ewentualne koło ratunkowe w sytuacji kryzysowej.