Książkowa definicja KPI – Kluczowe Wskaźniki Efektywności to zestaw danych pozwalających na pomiar skuteczności działań / realizacji celów.
W praktyce KPI pozwalają na zobrazowanie naszej bieżącej sytuacji, na przykład wartości sprzedaży w odniesieniu do planowanej sprzedaży w miesiącu/roku. Jest to zazwyczaj wyliczenie proporcji, które pozwala na podjęcie działań mających na celu zwiększenie efektywności w danym obszarze. Wskaźniki KPI są najbardziej przydatne kadrze zarządzającej. Nie można przecenić świadomości sytuacyjnej, którą zapewniają dobrze rozplanowane wskaźniki.
Dla prawidłowego działania wskaźników każdy z nich powinien mieć określoną wartość liczbową oraz przedział czasowy pomiaru, dzięki czemu uzyskane wartości będą miarodajne.
Wykorzystanie wskaźników ma niebagatelne znaczenie w przedsiębiorstwach produkcyjnych oraz handlowych, działających według przyjętego planu wielkościowego i jakościowego.
Ciekawym zastosowaniem wskaźnika jest jeden z podstawowych elementów modułu Business Inteligence w oprogramowaniu enova365 opracowanego przez krakowska firmę Soneta. Wskaźniki KPI są tam rozlokowane jako integralna cześć danej listy. Pozwala to operatorowi na podgląd sytuacyjny w zależności od pracy która w danym momencie wykonuje, na przykład osoba odpowiedzialna za rozrachunki może mieć wyświetlany współczynnik dotyczący zaległych płatności, po czym przechodząc do listy dokumentów sprawdzić realizację planu sprzedażowego w miesiącu.