Sterty dokumentów i nieefektywne ich przetwarzanie to bolączka niemal co drugiej firmy. Nawet w niewielkich przedsiębiorstwach gromadzi się wiele papierowych faktur, umów, ważnej korespondencji czy innych dokumentów różnego pochodzenia. Gdy trzeba coś wśród nich odnaleźć, spędza się na tym często nawet godziny. Zdarza się także, i to nierzadko, że dokumenty w takiej formie przepadają bezpowrotnie lub wpadają w niepowołane do tego ręce.
Elektroniczny obieg dokumentów przestaje być w takim wypadku trendem – staje się koniecznością i przede wszystkim znacznym usprawnieniem pracy, komunikacji, przetwarzania czy archiwizowania danych. Jakie korzyści może osiągnąć firma, automatyzując proces przepływu dokumentów?
-
oszczędność czasu – elektroniczna archiwizacja oznacza łatwiejsze wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, przesyłanie dokumentów do określonych użytkowników usprawnia proces komunikacji i realizacji prac związanych z danym dokumentem,
-
oszczędność miejsca – dzięki digitalizacji dokumentów nie trzeba przechowywać w archiwach szaf pełnych faktur czy umów w wersji papierowej,
-
bezpieczeństwo – możliwość wykonania kopii zapasowej wszystkich dokumentów i łatwego odzyskania ich w razie awarii czy zdarzenia losowego, zminimalizowanie ryzyka popełnienia błędów ludzkich i dostępu osób niepowołanych do danych wrażliwych, kontrola dostępu do systemu,
-
zmniejszenie kosztów – obniżenie wydatków na obsługę administracyjną, poprawienie wydajności pracy.
To tylko najważniejsze z zalet elektronicznego obiegu dokumentów. Rozwiązania tego typu stają się integralnym elementem wielu systemów ERP, takich jak np. enova365 lub Comarch ERP Optima. Moduły DMS czy Workflow są coraz częściej wykorzystywane przez firmy świadome korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jeżeli jesteście Państwo ciekawi, w jaki sposób w Państwa firmie można usprawnić przepływ i archiwizację danych, doradcy POLKAS służą wiedzą i pomocą.