Art. 94 Kodeksu pracy stanowi, że do podstawowych obowiązków pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, a także przechowywanie dokumentacji. W przypadku braku realizacji tego obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.
W chwili obecnej dokumentacja pracownicza musi być prowadzona i przechowywana w formie papierowej, ustawodawca przewiduje jednak zmianę tego stanu rzeczy żeby ułatwić jej prowadzenie pracodawcom. Projektowane zmiany w ustawie o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt i ich elektronizacją pozwolą na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej. Również umowy z pracownikami będzie można zawrzeć w takiej formie. Nie wyklucza to oczywiście zawierania pisemnych umów o świadczenie pracy. Dodatkowo projekt ustawy pozwoli na skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat.
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej w ocenie ustawodawcy powinna wpłynąć na przyspieszenie opracowania dokumentów, oraz poprawę jakości dokumentacji. Nie bez znaczenia będzie również obniżenie kosztów związanych z generowaniem dokumentów w formie elektronicznej.
Zgodnie z art. 781 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny pracodawca który będzie tworzył dokumenty dotyczące stosunku pracy będzie zobowiązany potwierdzać ww. dokumenty mające istotny wpływ na przebieg zatrudnienia za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dokumenty elektroniczne zawierające informacje dla pracownika będą zwolnione z podobnego obowiązku.
Przedsiębiorcy korzystający z nowoczesnego oprogramowania ERP, jak Comarch ERP Optima, ERP XL, ERP Altum, czy enova365 otrzymają stosowne aktualizacje pozwalające na wykorzystanie praw wynikających z nowych przepisów niedługo po ich wprowadzeniu.
Wszystkich Państwa zachęcamy do skorzystania z ofert oprogramowania naszych Partnerów.