Oprogramowanie ERP – Własność czy usługa?

Nad tematem poruszonym w tytule można spierać się bez końca. Ilość argumentów wysuwanych przez zwolenników i przeciwników obydwu modeli dystrybucji jest tak duża że nie sposób zmieścić wszystkie we względnie krótkim tekście porównawczym.

Postaramy się więc przybliżyć najważniejsze z naszego punktu widzenia argumenty przemawiające za zakupem oprogramowania ERP „na własność” jak i opłacaniem abonamentu za dostęp do jego funkcjonalności w chmurze.

Przede wszystkim musimy wyjaśnić sprawę związaną z formą prawną zakupu „własnościowego”. Cudzysłów jest zamierzony, gdyż zakup oprogramowania różni się diametralnie od zakupu towarów (na ten przykład sprzętu komputerowego). Płacąc producentowi należność za oprogramowanie komercyjne nabywamy prawo do korzystania z wartości niematerialnej i prawnej, nie stajemy się bezpośrednim właścicielem praw licencyjnych. Co za tym idzie, możemy wykorzystywać oprogramowanie wyłącznie w zakresie określonym przez jego twórcę.

Zakup licencji to w perspektywie globalnej niższy koszt całkowity. Płacimy jednorazową kwotę za bezterminowe prawo do licencji. Jest tu jednak pewien haczyk, zazwyczaj jest to prawo do korzystania z konkretnej wersji oprogramowania, lub model zawierający prawo do aktualizacji nowych wersji w ramach pierwszej opłaty i w okresie czasu (zazwyczaj 12 miesięcy). Producent pobierając opłaty za nowe wersje lub przedłużenie terminu gwarancji finansuje rozwój funkcjonalny i dostosowanie do zmian przepisów prawnych.

Oprogramowanie „własnościowe” jest instalowane w wybranej przez nas lokalizacji, mamy więc całkowitą kontrolę nad bazą danych. Jest to bardzo komfortowe, praca nie jest zależna od łącza internetowego, a baza może zostać w dowolnym momencie przeniesiona między lokacjami. Minus takiego rozwiązania to całkowita odpowiedzialność za bezpieczeństwo zgromadzonych informacji. Jesteśmy w 100% odpowiedzialni za zabezpieczenie danych przed ich zaszyfrowaniem, wyciekiem, utratą, lub zniszczeniem. Dodatkowo ponosimy cały koszt zakupu, utrzymania i modernizacji infrastruktury serwerowo-sieciowej, oprogramowania operacyjnego, antywirusowego, zabezpieczającego przed niepowołanym dostępem etc.

Jeżeli zdecydujemy się na wgranie nowej wersji oprogramowania, musimy zrobić to we własnym zakresie lub skorzystać z pomocy firmy informatycznej. Zmiana wersji oprogramowania na nowszą wiąże się z możliwymi komplikacjami przy kompilacji bazy danych. Rozwiązanie podobnego problemu bez specjalistycznej wiedzy może okazać się bardzo trudne, stąd większość firm decyduje się na opłacenie usługi informatycznej.

SaaS – System as a Service – jako konkurencyjna od jednorazowego zakupu forma dostępu do oprogramowania ERP ma kilka przewag oraz kilka słabości. Przede wszystkim nie nabywamy prawa do wartości niematerialnej i prawnej, a zamawiamy usługę dostępu do określonej funkcjonalności. Różnicę odczuje nasza księgowa, gdyż nie pojawi się nam środek trwały.

Wspomnieliśmy o tym, że zakup „własnościowy” generuje globalnie niższy koszt. Jest to niepodważalne, natomiast koszt generowany jest natychmiast, a po pewnym czasie przynosi za sobą koszty dodatkowe. Całkowity koszt uruchomienia systemu (nie licząc usług wdrożenia) w oznacza, przy założeniu implementacji „od zera” zakup serwera, systemu operacyjnego, urządzeń sieciowych, oprogramowania antywirusowego, oraz właściwych licencji systemu ERP. Jeżeli podliczymy te koszty i porównamy z analogiczną licencją oprogramowania ERP w chmurze, to okaże się, że koszt utrzymania SaaS wyrówna się mniej więcej po 25 miesiącach. Dodatkowo nie interesuje nas koszt stały utrzymania serwera (energia, maintennance, modernizacja).

Gromadzone dane zapisywane są w przestrzeni dyskowej centrów danych należących do producenta oprogramowania ERP lub firm współpracujących z producentem. Powoduje to utrudnienia w wypadku w którym chcemy szybko skopiować całość bazy, natomiast tę niedogodność z nawiązką wynagradza przekazanie odpowiedzialności za bezpieczeństwo danych do datacenter. Nie interesuje nas spektrum zabezpieczenia maszyn i danych, ani jego koszt. Płacimy abonament i korzystamy z funkcjonalności, usługodawca gwarantuje nam dostęp do zasobów i ich zabezpieczenie. Warunkiem jest dostęp do internetu.

Aktualizacje do najnowszych wersji przeprowadzane są przez producenta oprogramowania, dzięki czemu unikamy kosztu związanego z wynajęciem firmy informatycznej, która niechybnie zażyczyłaby sobie opłaty za każdą godzinę roboczą. To duża wygoda, zawsze mamy dostępne najnowsze funkcjonalności i nie musimy się martwić, czy nasz system obsługuje ustalone przez urzędy formaty wymiany danych. Z drugiej strony oprogramowanie w formie usługi nie pozwala na przygotowanie współpracujących w ramach bazy aplikacji dedykowanych konkretnemu odbiorcy.

A które z rozwiązań Państwo uważają za lepsze? Niezależnie od odpowiedzi, jesteśmy do Państwa dyspozycji.