Wdrożenie systemu ERP zawsze jest kosztem dla firmy, ale w dłuższej perspektywie również zyskiem pod warunkiem, że cały proces wdrożenia zostanie przeprowadzony prawidłowo. Musimy pamiętać o tym, że nawet najlepsze rozwiązanie ERP można zepsuć złym wdrożeniem systemu. Najczęstszą tego przyczyną jest zbyt małe doświadczenie partnera wdrożeniowego a co za tym idzie błędy popełnione w analizie przedwdrożeniowej.
Jakie są najważniejsze czynniki, aby wdrożenie systemu ERP przebiegało prawidłowo?
Pierwszą istotną rzeczą jest wybór odpowiedzialnego, solidnego dostawcy systemu. Decydując się na wybór firmy, warto sprawdzić jej doświadczenie poparte referencjami oraz kompetencje przyszłego partnera. Po wyborze sprawdzonego rozwiązania, ważnym czynnikiem jest komunikacja między firmą wdrożeniową a klientem. Przy przeprowadzaniu szczegółowej analizy przedsiębiorstwa, istotną rzeczą jest współpraca wszystkich pracowników firmy a następnie sprawne jej przeszkolenie. Pozwoli to na prawidłową identyfikację wymaganych zmian i procesów.
Tylko dzięki temu będziemy mieć pewność, że rozwiązanie składające się z połączenia wizji klienta i doświadczenia dostawcy będzie z korzyścią dla naszej firmy.
A jakie są etapy samego procesu wdrożenia systemu ERP?
Pierwszym etapem a jednocześnie rozpoczęciem całego procesu jest prezentacja systemu. Podczas pierwszego spotkania z wybraną firmą wdrożeniową, klient powinien poznać w pełni funkcjonalny system i uzyskać odpowiedź na wszystkie pytania. Kolejną rzeczą jest przeprowadzenie audytu przedwdrożeniowego. Ten etap wiąże się z analizą procesów zachodzących w przedsiębiorstwie i określeniem potrzeb firmy. Końcowym tego efektem jest sporządzenie listy gotowych modułów, rozwiązań dodatkowych oraz sugestii dotyczących optymalizacji procesów biznesowych.
Kolejny etap to wdrożenie wersji testowej. Wersja testowa to nic innego jak weryfikacja poprawności systemu, również pod kątem jego ewentualnych integracji oraz nieprawidłowości. Na tym etapie należy również przeprowadzić szkolenie dla pracowników. Dzięki temu, każdy przyszły użytkownik systemu będzie bez problemu z niego korzystał. Końcowa faza całego procesu to przejście na pracę na gotowym systemie. W tym czasie firma wdrożeniowa powinna upewnić się, że wszystko działa bez zarzutu a użytkownicy swobodnie poruszają się w nowym środowisku.
Najważniejszą zasadą, którą powinna kierować się firma wdrożeniowa jest uczciwość i przejrzystość w kontakcie z klientem. Nie wolno zapominać o tym, że oprogramowanie to tylko narzędzie, które ma usprawnić zarządzanie przedsiębiorstwem.