Jak wygląda proces wdrożenia oprogramowania ERP?

Żeby właściwie przedstawić perspektywę poprawnego, cofam, dobrego wdrożenia oprogramowania należałoby w pierwszej kolejności opisać sytuację zgoła odwrotną – pracę wykonaną niedbale, bez zachowania choćby podstawowych zasad dobrej współpracy. Opiszmy skrajny przykład:

Firma XYZ zobowiązała się wdrożyć system ERP, w czasie pierwszej wymiany informacji z kontrahentem zadeklarowała wykonanie usługi w granicy kwoty X. XYZ tworzy ofertę na podstawie podstawowych informacji od klienta, w oparciu o swoje wyobrażenie funkcji systemu w firmie. Po akceptacji oferty pracownik firmy pojawia się w siedzibie klienta i instaluje oprogramowanie, konfiguruje je wstępnie i pobieżnie szkoli pracowników z prostych zagadnień.. W następnych dniach przenosi dane z poprzedniego systemu, po czym firma XYZ wystawia swojemu kontrahentowi fakturę. Okazuje się jednak, że klient oczekiwał kilku zmian funkcjonalności i ograniczenia uprawnień dla operatorów. Poza tym nie wszystkie dane zostały zaczytane do systemu poprawnie, błędy nie ujawniły się od razu i zostały przeniesione do tworzonych w międzyczasie dokumentów. Firma XYZ jak najbardziej jest skłonna pomóc w tym temacie, jednak prace traktuje jako nowe zlecenie i obciąża klienta kolejnymi kosztami. Na pytanie klienta dlaczego ma zapłacić dodatkowo za powyższe prace pada odpowiedź, że klient wdrożenie odebrał, a co za tym idzie, potwierdził prawidłowość jego wykonania, jeśli coś jest teraz nie tak, to nie z winy XYZ. Summa summarum kontrahent za wszystkie „dodatkowe” usługi płaci kwotę znacznie przekraczającą wstępnie umówioną wartość. Ponadto niemal pewna jest frustracja klienta spowodowana uproszczoną zależnością: zapłaciłem – miało działać – nie działa jak powinno i każą mi znowu płacić, żeby działało. Powyższy przykład jest nieco brutalny, niestety z życia wzięty…

Skoro wiemy już jak nie powinno wyglądać wdrożenie, omówmy profesjonalne podejście do tematu.

Przede wszystkim niemal niemożliwe jest trafne podanie wartości wdrożenia na etapie wstępnych rozmów. Możliwym jest szacunkowe określenie ceny licencji systemu, wartość usług jego wdrożenia można traktować wyłącznie w kategoriach poglądowych.

Pierwszym, determinującym wszystkie inne działania etapem poprawnego wdrożenia jest analiza przedwdrożeniowa. Można śmiało założyć, że sukces całego przedsięwzięcia opiera się w 75-80% na dobrze przeprowadzonej analizie i poprawnie wyciągniętych z niej wnioskach. Informacje pozyskane w czasie analizy służą specjaliście wdrożeniowemu do zaplanowania struktury systemu w taki sposób, który odwzoruje faktyczne procesy biznesowe firmy i pozwoli je maksymalnie usprawnić i jeśli to możliwe – zautomatyzować.

Etap analizy zakończony jest spisaniem dokumentu analizy wdrożeniowej, który opisuje zebrane informacje, zawiera ich podsumowanie, rewizję i zalecenia dotyczące samego oprogramowania jak i infrastruktury sieciowej i serwerowej oraz proponowanych zmian, i usprawnień w procedurach. Dokument analizy jest także podstawą ostatecznej wyceny koniecznych dla odwzorowania funkcjonalności licencji systemu ERP oraz usług związanych z wdrożeniem. Oferta przedstawiona na tym etapie będzie wiarygodna i pomoże w świadomej decyzji o zakupie.

Kolejnym po akceptacji kosztu wdrożenia i pierwszym widocznie związanym z pracą informatyków punktem wdrożenia jest dostosowanie infrastruktury i fizyczna instalacja komponentów systemu. Uzyskujemy tym samym szkielet, który zostanie odpowiednio dostosowany do założeń wynikających z analizy. W tym etapie możemy też umieścić podstawową konfigurację systemu (wizytówki, operatorzy, ich dostępy i uprawnienia).

Dalej wykonywana jest szczegółowa konfiguracja, szczególnie ważna w odwzorowaniu księgowości, kadr czy produkcji. Bardzo często na tym etapie dochodzi też do modyfikacji bazowej funkcjonalności oprogramowania, najczęściej poprzez dostosowanie wydruków czy implementację autorskich dodatków tworzonych na potrzeby danego wdrożenia.

Kiedy system zostanie skonfigurowany przystępuje się do przygotowania migracji danych z poprzednio używanej platformy. Na tym etapie mamy do czynienia z migracją testową. Jest to wbrew pozorom operacja skomplikowana, nie zaś proste kopiuj-wklej jak się niektórym wydaje. Systemy ERP w większości operują w przestrzeni relacyjnych baz danych, co sprawia, że mimo podobnej struktury systemy w bardzo różny sposób dane zapisują. Do najtrudniejszych i najbardziej czasochłonnych należy migracja danych płacowych pracowników. Jej poprawne wykonanie stanowi niejednokrotnie sporą część całkowitego budżetu wdrożenia.

Możemy założyć, że w tym momencie dotarliśmy do połowy procesu wdrożeniowego. Teraz czeka nas kolejny, trudny i często wymagający wiele cierpliwości fragment polegający na testowej pracy na dwóch systemach jednocześnie. Ma to na celu eliminację wszelkich błędów mogących pojawić się w toku prac. Faza testowa ma niebagatelne znaczenie, jej pominięcie lub niedbałe wykonanie może przynieść opłakane skutki. Jednocześnie z testami działania systemu prowadzone są szkolenia stanowiskowe operatorów.

Kiedy wdrażany system pomyślnie przejdzie etap testów przychodzi czas na uruchomienie produkcyjne systemu. Stare oprogramowanie jest wygaszane, wszelkie operacje zostają przeniesione do nowo wdrożonego systemu. Teraz też wykonuje się ostateczną migrację danych do bazy produkcyjnej i otwiera bazę bilansem.

Czyli skończyliśmy? Otóż nie. Start produkcyjny wcale nie jest końcem wdrożenia. Po nim następuje jeszcze asysta, w ramach której specjalista wdrożeniowiec, w zależności od skali i skomplikowania wdrożenia, czuwa nad poprawnością pracy systemu zdalnie lub na miejscu. Czas trwania asysty zależy bezpośrednio od skomplikowania instalacji i indywidualnych potrzeb klienta.

Myślę, że porównanie tych dwóch scenariuszy dobitnie tłumaczy proces wdrożenia, czy też prawidłowego wdrożenia systemu ERP.