Digitalizacja to proces polegający na przekształceniu analogowych procesów i obiektów fizycznych w ich cyfrowe odpowiedniki. To zamiana papierowych dokumentów w pliki. Eliminujemy potrzebę organizowania miejsca na dokumenty. Wszystko, co było kiedyś „offline” i na papierze, teraz może być w całości cyfrowe.
A myśl zasady Zero Waste generujemy jak najmniej odpadów, a tym samym nie zanieczyszczamy środowiska. Poprzez zmniejszenie lub eliminację zużycia papieru, wycinane jest mniej drzew potrzebnych do produkcji papieru.
Prawdopodobnie większość z nas już to robi. Banki proponują elektroniczne wyciągi, a Twoja firma energetyczna coraz częściej korzysta z rachunków cyfrowych. Firmy i gospodarstwa domowe na całym świecie przechodzą cyfrową transformację.
Korzyści płynące z technologii cyfrowej:
Utrzymanie niższych kosztów.
Dzieje się tak ze względu na mniejszą ilość wydruków.
Kontrola dostępu.
Oznacza to, że każde działanie, jakie miało miejsce, jest skrupulatnie zapisywane i obserwowane.
Oszczędność naszego czasu.
Nie musimy od teraz przeszukiwać potrzebnych dokumentów w stertach kartek, segregatorach czy teczkach. Wystarczy, że wpiszemy potrzeby dokument i od razu możemy go wyświetlić.
Dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, lokalizacji.
Zapis dokumentów w chmurze pozwoli na odczytanie go w dowolnym miejscu na ziemi. Nie trzeba martwić się, że nie zabrało się ze sobą ważnego listu lub że nie prześle się jego skanu e-mailem.
Łatwiejsze udostępnianie dokumentów.
Dokumenty można teraz przesyłać na drugi koniec świata. Za pomocą różnego rodzaju systemów, eliminuje się potrzebę używania kserokopiarki. Dzięki zdigitalizowanym dokumentom można łatwo udostępniać i edytować materiały oraz wspólnie w Firmie nad nimi pracować.
Większa przyjazność środowisku i opłacalność- zysk.
Dzięki temu, że wszystkie materiały są dostępne online, drukarki nie będą już potrzebne. Oznacza to koniec marnowania papieru na drukowanie nieistotnych dokumentów i wyrzucania arkuszy z powodu nieudanego wydruku. Poza tym na dłuższą metę jest to dla Twojej firmy dodatkowa oszczędność; bądź co bądź, toner do drukarki jest drogi jak złoto.
Większe bezpieczeństwo.
Warto mieć cyfrową kopię zapasową wszystkich materiałów, w tym wcześniejszych zdjęć. Zawsze istnieje możliwość zniszczenia oryginalnych dokumentów (np. w pożarze).
Łatwa organizacja.
Dzięki szybkiemu wyszukiwaniu możesz znaleźć dokumenty na podstawie nazwy pliku. OCR, ta sprytna technologia przeszukuje zdigitalizowane dane znajdujące się w zeskanowanych dokumentach i rozpoznaje słowa, dopasowując je do wyszukiwanej frazy. To o wiele lepsze niż ręcznie przeszukiwanie stosów faktur.
Pełna dostępność.
By zorganizować “burzę mózgow”, gromadzić pomysły nie musisz już zwoływać całego zespołu. Za pośrednictwem odpowiedniego programu można pracować nad projektem lub umawiać się na spotkanie online. Czy trzeba uzyskać podpis na dokumencie? To już nie stanowi problemu. W celu uzyskania podpisu – możesz korzystać z podpisów elektronicznych I udostępniac dokumenty, by wykonywać ważną pracę bez problemów logistycznych, które zatrzymują przepływ pracy.
Inne pliki.
Digitalizacja to coś więcej niż tylko rachunki, pokwitowania i umowy. Prawie wszystko można zdigitalizować i w ten sposób znacznie upłynnić przebieg pracy. Zdjęcia, szkice, burze mózgów na tablicy, wizytówki, które możesz zgubić, inspirujące wycinki z czasopism – to wszystko można zapisać w formie cyfrowej i uzyskać do tego dostęp z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie za pomocą zaledwie kilku stuknięć.na klawiaturze.
Ochrona dokumentów przed zniszczeniem
Dokumenty i zdjęcia sprzed lat z biegiem czasu się zestarzeją, wyblakną zniszczą lub zgubią. Digitalizacja pomaga zachować treść zdjęć i tekstu w bezpiecznej przestrzeni online, w której wszystko może mieć swoją kopię zapasową, dzięki czemu nigdy nie zginie.
Kluczowe znaczenie dla obsługi klienta
Niezależnie od tego, czy to małą czy duża firma, reputacja i poczucie wiarygodności zależy od jakości oferty. Nie chodzi tu wyłącznie o same sprzedawane usługi lub produkty, ale o standardy, którymi kieruje się Firma w administracji i korespondencji. Papierowa faktura lub korespondencja pocztowa wypełniona kserokopiami prawdopodobnie nie przysłuży się i spowoduje, że będzie ona postrzegana jako staroświecka. Nie jest to wygodne również dla klientów, którzy mają teraz stosy papierów do przechowywania i którzy muszą poświęcić czas na odesłanie ich. By zapewnić klientów, że prowadzisz proaktywną, nowoczesną i wydajną firmę, korzystaj z cyfrowych rozwiązań.
Digitalizacja to przyszłość
Nowe cyfrowe rozwiązania wypierają swoje starsze odpowiedniki. Gdy pojawiają się na rynku, znacznie łatwiej je wdrożyć, jeśli już jesteś na bieżąco. Spójrzmy na płynne przejście od płyt CD do strumieniowego słuchania muzyki. Na początku istniały dodatki do obu tych form: komputerowe i samochodowe systemy stereo zawierały wejścia CD i aux-in. Teraz już trudno jest znaleźć odtwarzacz CD, a każdy telefon, czytnik eBooków czy sportowy zegarek ma wbudowany odtwarzacz MP3.
To samo dotyczy digitalizacji dokumentów. Jeśli zaniedbasz tę sprawę teraz, utrudnisz sobie życie w przyszłości i nadrobienie zaległości między papierowymi dokumentami a cyfrowymi rozwiązaniami może nie być zbyt proste, szczególnie gdy pojawi się kolejna nowość.
W celu zorganizowania procesu digitalizacji w firmach najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu ERP, który znacznie ułatwia pracę. Możliwości płynące z wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwach wpłynęły pozytywnie na zarzadzanie wieloma procesami.
Takimi korzyściami z wdrożenia oprogramowania w przedsiębiorstwie są:
- możliwość zaoszczędzenia czasu i pieniędzy;
- eliminacja zwielokrotnionej pracy;
- digitalizacja obiegu dokumentów;
- stała kontrola przez analizę danych;
- wyeliminowanie wizyt w urzędach, przez co zuskuje się cenny czas;
- bezpieczeństwo danych.
Wdrożenie technologii cyfrowej
Prawdopodobnie Twoje gospodarstwo domowe lub biuro wdrożyło już rozwiązania cyfrowe na wielu polach – zaczynając od transmisji strumieniowej telewizji po. Może warto poświęcić trochę czasu i ocenić, czego udało się jeszcze bezpiecznie przenieść do chmury, ponieważ wielu z nas prawdopodobnie zaniedbało konwersję analogowo-cyfrową dokumentów.
W dzisiejszym świecie nie dziwi nas już fakt, że zewsząd otaczające nas firmy i przedsiębiorstwa korzystają w swojej działalności dzięki nowoczesnym technologiom it. Niewątpliwie, usprawniają one pracę, zmniejszają koszty prowadzenia biznesu, a także przyczyniają się do szybszej realizacji projektów.
Cyfryzacja jest niemal wszędzie i to ona wywiera nacisk na współczesnych przedsiębiorców