Papierowa forma obiegu dokumentów wciąż jest bardzo popularna w firmach. W czasie swojego rozwoju firmy tworzą ich coraz więcej. Każdy z nich jest przesyłany miedzy użytkownikami a następnie archiwizowany. Aby ułatwić ten proces powstało narzędzie rozwiązujące te problemy.
Moduł “Obieg Dokumentów” Comarch ERP Optima daje możliwość zdefiniowania workflow dla poszczególnych typów dokumentów. Dzięki takiej funkcjonalności każda sprawa ma z góry określoną procedurę, która określa dokładny schemat postępowania dla danego dokumentu. Każdy z użytkowników posiada w programie własną skrzynkę, w której gromadzone są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. Moduł “Obieg Dokumentów” posiada również terminarz, który umożliwia zaplanowanie czasu na obsługę zadań zapisanych wraz z dokumentem. Użytkownik otrzymuje we właściwym momencie przypomnienie o zbliżającym się terminie z wykorzystaniem “Przypominacza”.
Obieg Dokumentów umożliwia tworzenie elektronicznych dokumentów, które można:
- w prosty sposób ewidencjonować,
- tworzyć powiązania między dokumentami elektronicznymi, pozwalające na błyskawiczne wyszukiwanie potrzebnych informacji, zawartych na kilku dokumentach,
- nadawać uprawnienia do dokumentu,
- udostępniać dokumenty kilku pracownikom jednocześnie, eliminując oczekiwanie na dostęp do potrzebnych pracownikowi informacji,
- zorganizować pracę w firmie i przepływ informacji o wykonanych zadaniach, sprawdzonych dokumentach i innych czynnościach, poprzez stworzenie wielu procesów (etapów) przepływu dokumentów elektronicznych,
- jasno określać obowiązki pracowników wykorzystując skrzynkę pocztową pracownika, do której wpływają dokumenty przypisane do danej osoby.