Business Intelligence kojarzone jest głównie z dużymi przedsiębiorstwami, które inwestują potężne pieniądze w analitykę i na podstawie dostępnych danych tworzą skomplikowane strategie krótko i długoterminowe wytyczające kurs firmie na długie lata. Ten pogląd sytuacyjny jest tylko w części prawdziwy – małe i średnie firmy magazynują równie ciekawe informacje w swoich systemach ERP, które odpowiednio wykorzystane mogą znacznie ułatwić pracę właścicieli, kierownictwa i osób pracujących na niższych stanowiskach.
W artykule postaramy się przedstawić kilka możliwości wykorzystania BI w różnych obszarach działania systemów ERP, które pojawiają się niemal w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego wielkości i branży.
Obszar Sprzedażowy
Każda firma porusza się w ogólnie pojętym obszarze sprzedażowym systemu ERP, niezależnie od tego czy aktywnie obraca towarem czy świadczy wyłącznie usługi. Wszelkie wystawione dokumenty handlowe zawierają interesujące z punktu widzenia analityki dane, w tym dane kontrahenta, informacje o zakupionych towarach, ich cenach oraz marżach, czy daty, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się nieważne.
W ramach analityki biznesowej możemy w ramach tych danych określić aktywność naszych partnerów biznesowych, ich wkład w nasz obrót, rentowność współpracy z nimi, etc. Dzięki temu dowiemy z kim najbardziej opłaca nam się pracować, a co za tym idzie komu proponować specjalne warunki współpracy, żeby zatrzymać wartościowego kontrahenta przy sobie.
Dodatkowo dane sprzedażowe, czy to towarów czy usług, pozwolą nam poznać trend i zaplanować zakup towarów, surowców czy narzędzi, które w najbliższej przyszłości pomogą nam w realizacji zamówień od naszych partnerów.
Obszar Rozliczeniowy
Drugim po kreacji dokumentów handlowych filarem pracy każdej firmy jest rozliczenie płatności z kontrahentami. Informacje które zbieramy w ramach naszych działań pozwolą nam określić kontrahentów, którzy są dla nas kluczowi ze względu na skrupulatne uiszczanie opłat za faktury oraz tych którzy są obciążeniem – nierzetelnych w płatnościach, opóźniających realizację wpłat za przesłane towary czy zrealizowane usługi.
Dzięki temu wiemy któremu kontrahentowi powinniśmy ograniczyć możliwość zamawiania towaru limitem, a może nawet wprowadzić wobec niego politykę przedpłat.
Statystyka płatności jest także argumentem w czasie wszelkich rozmów handlowych – zdarzają się sytuację w których firmy generujące obrót i marżę w praktyce zalegają nam z płatnościami powodując poważne obciążenie finansów firmy. Z punktu widzenia dokumentów handlowych to dobry kontrahent ale zestawiając ze sobą statystykę handlową z rozliczeniami pojawi się obraz firmy, której nie powinniśmy proponować preferencyjnych warunków, lecz zastanowić się nad sensownością współpracy.
Możemy również stworzyć statystykę płynności finansowej naszej firmy, dzięki czemu szybciej zareagujemy na niepokojące tendencje w naszym cashflow lub zaplanujemy inwestycje zgodnie z rocznym trendem wpływu środków. Im mniejszy jest ogólny obrót przedsiębiorstwa, tym ważniejsze to kwestie.
Obszar Relacji z Kontrahentem
Działania nazwane krótko relacjami z kontrahentami obejmują wszystkie zarejestrowane w systemie rozmowy telefoniczne, wizyty, maile i inne określone przez nas elementy, na przykład zapytania ofertowe.
Nie wszystkie małe firmy są zainteresowane zbieraniem danych w tym obszarze, co w naszej ocenie jest sporym błędem. Zebrane dane można analizować pod kątem skuteczności handlowej naszych działań, czyli ilości czasu potrzebnego na doprowadzenie do sprzedaży w odniesieniu do kontrahenta, czy w odniesieniu do samego handlowca.
Klienci, którzy przesyłają nam mnóstwo zapytań, z których realizowany jest drobny procent powinni przez nas obsługiwani możliwie najmniejszym nakładem czasu, który należy przeznaczyć na obsługę takich którzy mają wysoką perspektywę sprzedaży do zapytań, potwierdzoną w statystyce. Statystyka w odniesieniu do naszych pracowników może pomóc określić osoby, które znalazły skuteczny model realizacji sprzedaży, który będzie można zaproponować innym, nieco mniej efektywnym czasowo pracownikom.
Podsumowując powyższe – czy mała firma lub jednoosobowa działalność skorzysta na wdrożeniu Business Intelligence w swoim systemie informatycznym? Odpowiedź brzmi: zdecydowanie tak. Nie tylko zmniejszy ryzyko braku płynności pozwalając dobrać odpowiednią strategię handlową, oraz określić kontrahentów z którymi powinniśmy budować ścisłe powiazanie biznesowe, pozwoli też na optymalizację naszych działań, co przełoży się na bezpośrednio na zysk firmy.