To jedno z najczęściej pojawiających się w rozmowach pytań dotyczących wdrożenia. Z jednej strony jest to oczywiste – każdy chciałby wiedzieć, ile musi zainwestować w dobrze działający system ERP. Z drugiej strony trzeba pamiętać o tym, że każde wdrożenie się różni, każdy przedsiębiorca ma inne oczekiwania, które trzeba odzwierciedlić w systemie. Dlatego o ile w prostych instalacjach – modułu do fakturowania, podstawowej obsługi magazynu czy książki przychodów i rozchodów – jesteśmy w stanie możliwie dokładnie oszacować czas i koszt wdrożenia, o tyle w każdym bardziej zaawansowanym przypadku taka kalkulacja jest możliwa dopiero po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej.
Zatem nie ma możliwości stworzenia jednego, sztywnego cennika, opartego na zasadzie „Wdrożenie programu księgowego – 5000 zł; wdrożenie programu handlowego – 2000 zł”. Można natomiast wskazać, jakie elementy wdrożenia składają się na całokształt jego kosztów i na co trzeba zwrócić uwagę, by nie różniły się one od zaplanowanego budżetu.
Po pierwsze – analiza przedwdrożeniowa, czyli dokładne poznanie i opisanie potrzeb oraz ich rozwiązań we wdrażanym systemie. Rzetelnie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa to podstawa i 80% sukcesu wdrożenia. Dlatego trzeba uważać na firmy wdrożeniowe, które ten etap traktują zbyt lekko i pobieżnie, gdyż najczęściej jest to przyczyną generowania późniejszych, nieprzewidzianych kosztów. Dobra analiza określa etapy wdrożenia, jego harmonogram, czasochłonność poszczególnych kroków oraz koszt.
Po drugie – licencje. Tu, przy określeniu ilości potrzebnych modułów i stanowisk oraz ustaleniu formy instalacji (stacjonarna lub chmurowa) sprawa jest prosta. Ceny licencji narzucone są przez producenta i dzięki temu można jasno określić ich łączny koszt. Oczywiście zawsze istnieje możliwość rozbudowania sytemu o kolejne moduły czy stanowiska.
Po trzecie – infrastruktura. Często firma decyduje się na wdrożenie z wykorzystaniem już istniejącej infrastruktury. Podczas analizy przedwdrożeniowej dokonujemy wówczas sprawdzenia, czy serwery, komputery, sieć itp. spełniają wymagania i zalecamy ewentualne zmiany. Jeżeli jednak zakup sprzętu jest jednym z etapów wdrożenia systemu ERP, wówczas warto zasięgnąć rady firmy wdrożeniowej, która najlepiej zna wymagania i praktyczne aspekty użytkowania systemu ERP. Dodatkową zaletą firmy wdrażającej jest także obsługa w zakresie infrastruktury – POLKAS tak właśnie działa, zapewniając kompleksowe wsparcie w zakresie IT.
Po czwarte – wdrożenie. Pod tą ogólną nazwą zawierają się takie elementy jak przygotowanie środowiska, instalacja systemu, konfiguracja wg założeń analizy, ewentualna migracja danych czy prace programistyczne związane ze stworzeniem i implementacją dodatkowych rozwiązań. Po wykonaniu analizy przedwdrożeniowej można określić czasochłonność i koszt realizacji tych etapów. Do wdrożenia wlicza się często także asystę podczas produkcyjnego startu systemu i szkolenia, natomiast kwestie te są zależne od bieżących potrzeb Klienta, dlatego zazwyczaj określamy je w pewnych „widełkach” czasowych.
I choć niejednokrotnie wydaje się, że wdrożenie systemu ERP to duża inwestycja, to trzeba pamiętać, że zwraca się ona szybko, oszczędzając wiele czasu, automatyzując czynności i procesy zachodzące w firmie i pozwalając uniknąć wielu ludzkich błędów. Dlatego warto!