W dzisiejszych czasach technologia ma coraz większy wpływ na działalność wielu firm. Wiele dotychczas dobrze sprawdzających się rozwiązań – przestaje takimi być i wypierane są przez coraz to nowoczesne rozwiązania cyfrowe. Cyfryzacja nie omija nikogo a zwłaszcza biur księgowych, które, by w pełni i sprawnie obsłużyć klientów, muszą zdigitalizować swoje rozwiązania. W poniższym artykule postaram się przybliżyć elementy cyfryzacji które powinny rozważyć firmy zajmujące się księgowością.
1. Cyfryzacja dokumentów.
Ręczne wprowadzanie danych do programu księgowego było prawie że koszmarem! Dzięki systemowi OCR problem ten został sprawnie rozwiązany. Systemy OCR potrafią automatycznie odczytać dane z zeskanowanych faktur, a następnie przenieść je do odpowiednich pól w systemie księgowym. Jest to ogromne ułatwienie dla firm świadczących usługi księgowe, ponieważ w ten sposób mogą zaoszczędzić ogrom czasy pracy swoich pracowników. Od 1 stycznia 2024r zaplanowany jest start Krajowego Rejestru e-Faktur, dzięki któremu wszystkie faktury (poza pewnymi wyjątkami) będą musiały być w formie cyfrowej.
2. Elektroniczny obieg dokumentów.
Przy pomocy elektronicznego obiegu dokumentów firma może wyraźnie skrócić czas płatności, weryfikacji i księgowania faktur. Ponadto mamy pełną kontrolę nad całym procesem, który można na bieżąco optymalizować. Coraz większa grupa księgowych i przedsiębiorców zaczyna korzystać z tego typu rozwiązań.
3. Aplikacja dla klientów do wystawiania faktur sprzedaży.
Niektóre biura rachunkowe udostępniają klientom aplikację do wystawiania faktur sprzedaży. Taka aplikacja powinna być intuicyjna i łatwa w użyciu dla klienta. System też powinien ograniczać możliwość popełnienia błędy przy wystawianiu faktury. Aplikacja na bieżąco przesyła informację do biura rachunkowego w ramach obiegu dokumentów. Często przez aplikację biuro rachunkowe może kontaktować się z klientami.
4. Integracja systemów.
Biuro rachunkowe, które chce działać efektywnie powinno przeprowadzić integrację systemów. Dzięki temu dane od klienta automatycznie przeniosą się do systemu księgowego. Wynikiem powyższych operacji jest znaczna oszczędność czasu. Księgowi mogą przeznaczyć czas na głębsze poznanie biznesu swoich klientów i interpretację danych w celu wskazania obszarów do optymalizacji. Optymalizacja finansowa przedsiębiorstw przez księgowych jest kierunkiem w którym prawdopodobnie podąży w ciągu kilku lat branża biur rachunkowych.
5. Pozostałe funkcjonalności.
Poza powyższymi przykładami biuro rachunkowe dzięki cyfryzacji ma możliwość wprowadzenia takich udogodnień dla klientów jak: automatyzacja przelewów (po wgraniu faktur do systemu i przejściu przez ścieżkę akceptacji, możliwość generowania zbiorczego przelewu), generowanie raportów w czasie rzeczywistym, wgląd do dokumentacji księgowej (dostęp do faktur i innych dokumentów 24/7) czy indywidualny panel klienta.
Reasumując, chcąc prowadzić i rozwijać biuro księgowe, dzisiaj już nie wystarczy tylko wiedza o podatkach i przepisach. Coraz częściej tę rolę przejmują systemy informatyczne. Kierunkiem w którym podąża branża jest nieuchronna cyfryzacja. Już od 1 stycznia 2024r (prawdopodobnie) wchodzi Krajowy System e-Faktur (KSeF), więc obecnie to najlepszy czas na cyfryzację swojego biznesu. Nasze systemy informatyczne przystosowywane są już do KSeF-u. Jeśli poszukują Państwo oprogramowania (Optima, enova365, Saldeo SMART) dla swojego biura rachunkowego, zapraszam do kontaktu. Nasi specjaliści chętnie przeprowadzą Państwa przez proces cyfryzacji oraz zapewnią stałe wsparcie techniczne. Po więcej informacji zapraszam pod numerem telefonu (12) 634 05 44 lub na adres erp@polkas.pl