Specyfika biur rachunkowych, doradztwa podatkowego oraz księgowego wykracza poza definicję przepływu danych, jaka dotyczy firm handlowo-usługowych, czy też produkcyjnych. Biuro rachunkowe dla swoich klientów jest swego rodzaju bankiem, przechowującym najcenniejsze dane o ich firmach, dlatego istotą wzajemnych relacji jest w dużej mierze zaufanie, wynikające z poufności przekazywanych informacji.
Prawidłowe zdefiniowanie procesów biznesowych w biurze rachunkowym pozwala wypracować sprawny schemat obiegu własnych dokumentów. Należy jednak pamiętać, że będzie on też uzależniony od przyjętego modelu (lub kilku modeli) współpracy z klientami. W efekcie, system ERP, który zostanie dobrany, musi spełniać oczekiwania zarówno obsługiwanej firmy, jak i zarządzającego danymi biura rachunkowego.
Modele współpracy z Biurem rachunkowym:
- Sposób tradycyjny. Klient biura, pracując na swoim systemie ERP (w wersji stacjonarnej lub w chmurze), eksportuje dokumenty handlowe i płacowe, zaś Biuro po ich zaimportowaniu – bezpośrednio je księguje.
- Współpraca on-line. Zarówno klient, jak i opiekun pracują na tym samym systemie, który funkcjonuje na serwerze Biura rachunkowego lub w chmurze. Dzięki takiemu modelowi współpracy, wszystkie operacje na dokumentach są widoczne na bieżąco w systemie, a przy tym można wykorzystać wszelkie funkcjonalności systemu księgującego, które automatyzują wiele pomniejszych czynności. Klient, w zależności od wybranego typu licencji, w trybie podglądu może mieć dostęp do przeglądania poszczególnych obszarów lub – w trybie edycji dodawać i zmieniać poszczególne pozycje.
Funkcjonalności oprogramowania ERP dla Biur rachunkowych:
- Pulpit klienta. Wydajna współpraca wymaga wygodnego kanału dwukierunkowego komunikowania, który zapewni szybką i bezpieczną wymianę elektronicznej informacji. Dodatkowo, zapewnienie klientowi w każdej chwili dostępu do rozliczeń, zebranych dokumentów czy też raportów z każdego miejsca na świecie w zdecydowany sposób podnosi konkurencyjność Biura rachunkowego, które korzysta z nowoczesnego systemu ERP.
- Wiele baz danych w obrębie jednego systemu ERP. Z reguły każdy klient biura rachunkowego, to oddzielna firma, co jest punktem wyjściowym do kształtowania polityki poufności danych. Z poziomu jednego systemu można zarządzać zarówno użytkownikami ze strony biura, jak i klienta, nadając im właściwe dla pełnionych funkcji pakiety uprawnień. Również działania backendowe jak polityka archiwizacji uwzględniają odrębność podmiotów, umożliwiając udostępnianie danych zgodnie z prawem oraz najlepszymi praktykami.
Cele i korzyści:
- gromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu
- łatwe przygotowywanie sprawozdań
- szybkie księgowanie wystawionych dokumentów
- intuicyjny w obsłudze
- zgodny z wymogami prawa
Jak działamy:
- badanie potrzeb - audyt procesów księgowych w firmie
- dobór oprogramowania
- wdrożenie
- szkolenie