W grudniu 2016 r. oferta POLKAS w zakresie systemów ERP poszerzyła się o nowe rozwiązanie SaldeoSMART, dzięki któremu użytkownik oprogramowania ERP zyskuje całkiem nowe możliwości zarządzania procesem wprowadzania dokumentów do swojego systemu. Zewnętrzny moduł integrowalny zarówno z Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, enova365 oraz Sage Symfonia ERP pozwala znacząco przyspieszyć proces wprowadzenia dokumentów do systemu poprzez digitalizację zawartych w nich danych.
Elektroniczny obieg papierowych dokumentów, jaki dostępny jest w większości obecnych na rynku programów ERP, rozpoczyna się od udostępnienia w elektronicznej formie ich skanów. Plik ze zobrazowanym dokumentem przechodzi przez kolejne etapy zatwierdzenia bez fizycznego przemieszczania między stanowiskami oryginału, dzięki czemu oszczędza się dużo czasu m.in. w związku z jednoczesnym udostępnieniem tego samego pliku wielu osobom. To rozwiązanie jednak nie pozwala w pełni zautomatyzować procesu, gdyż dane zawarte w dokumentach i tak muszą zostać ręcznie wprowadzone – najczęściej już na początkowym etapie (przyjęcia dokumentu).
Teraz, dzięki możliwości zintegrowania systemu ERP z oprogramowaniem SaldeoSMART, przychodzące w formie papierowej dokumenty mogą być automatycznie zaczytywane do systemu ERP po ich zeskanowaniu. Dane w nich zawarte mogą w chwilę po zeskanowaniu być uwzględnione m.in. w kosztach projektu lub w księgowym rozliczeniu. Dzięki temu operator zamiast pracochłonnego wprowadzania danych dokumentu, jedynie szybko weryfikuje zdigitalizowane dane, które w dalszym obiegu mogą być udostępnione również z obrazem dokumentu źródłowego do wglądu.
Wzbogacenie oferty o nowe oprogramowanie ma na celu podniesienie stopnia automatyzacji procesów, a tym samym – ich uproszczenia. Dzięki dodatkowi SaldeoSMART możemy znacznie przyśpieszyć pracę polegającą na powtarzalnych czynnościach i skupić się na istotniejszych zadaniach.