Co to jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Elektroniczny Obieg Dokumentów to system, dzięki któremu dokumenty wewnątrz firmy przekazywane są w formie elektronicznej. Wymiana odbywa się pomiędzy zarówno pracownikami jak i odpowiednimi działami. System pozwala na szybkie przekazywanie dokumentów, które są dostępne do wglądu przez cały czas. Obsługa dokumentów ulega uproszczeniu i przyśpieszeniu. Mniejsza ilość dokumentów w formie papierowej zmniejsza koszty (nie trzeba magazynować dokumentów w fizycznej formie).
Jak działa?
System elektronicznego obiegu dokumentów działa w bardzo prosty sposób. Kiedy dokument trafia do firmy od kontrahenta (np. faktury lub zamówienia) bądź powstaje wewnątrz firmy (wnioski urlopowe, dokumenty dotyczące projektów itp.) jest on wprowadzany do systemu. Coraz częściej jest po prostu tworzony w systemie (zwłaszcza w przypadku dokumentów wewnętrznych) i system przesyła go do kolejnych osób i działów decyzyjnych.
Takie rozwiązanie eliminuje konieczność przekazywania dokumentów fizycznie między pracownikami. Pozwala to znacząco skrócić czas podejmowania decyzji. Dobrym przykładem są tu wnioski urlopowe. Kiedy pracownik wygeneruje w systemie wniosek, trafia on w wersji elektronicznej do przełożonego. Kiedy przełożony zaakceptuje wniosek, automatycznie wysyła go do kadr. Dodatkowo informacja może być przekazana innym pracownikom w określonym momencie.
Innym przykładem są faktury od zewnętrznych kontrahentów. Gdy trafiają one do systemu, po wprowadzeniu i zatwierdzeniu np. towarów znajdujących się na fakturze, dokument automatycznie trafia do księgowości i kolejno wprowadzany jest do programów księgowych.
Przykładów działania elektronicznego obiegu dokumentów jest o wiele więcej. Dokumenty zakupowe, kadrowe, księgowe i dokumenty będące częścią projektów mogą być przekazywane w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. Sposób działania systemu uzależniony jest w całości od potrzeb firmy oraz przyjętych procedur podejmowania decyzji.
Jak wygląda wdrożenie?
Aby zaimplementować w swojej firmie elektroniczny obiegu dokumentów nie wystarczy zakup odpowiedniego programu. Potrzebna jest przede wszystkim dokładna analiza struktury firmy, obecny schemat obiegu dokumentów oraz informacje jakie dokumenty są przekazywane wewnątrz firmy. Następnie na podstawie tych informacji należy stworzyć ścieżkę obiegu dokumentów i hierarchii organizacji a następnie przenieść do systemu.
Wdrożeniu systemu obiegu dokumentów towarzyszyć może również zmiana w sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Elektroniczny obieg dokumentów otwiera nowe możliwości prowadzenia biznesu. Podczas weryfikacji struktury firmy i przygotowując się do wdrożenia możemy znaleźć wcześniej nie zauważane zbędne procedury lub możemy odkryć nowe możliwości usprawniające działanie.
Podsumowując wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów daje firmie ogromne możliwości usprawnienia działalności. Brak potrzeby przechowywania papierowej wersji dokumentów nie tylko pozwoli zaoszczędzić miejsce na fizyczne przechowywanie dokumentów, ale także ma pozytywny wpływ na ekologie. Skrócony czas od wpływu / wygenerowania dokumentu do momentu jego akceptacji daje możliwość przetworzenia większej ilości dokumentów przy takich samych zasobach kadrowych.
Obecnie oferujemy 3 systemy, które dają możliwość wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Państwa firmie – Comarch Optima, enova365 oraz SaldeoSMART. Jeśli są Państwo zainteresowani wdrożeniem systemu w swojej firmie zapraszam do kontaktu na erp@polkas.pl oraz pod numerem (12) 634 05 44.